Privacyverklaring Welkom en Co
Als je een beroep doet op onze hulpverlening, met ons samenwerkt als vrijwilliger, ons een informatieve vraag stelt of bij ons solliciteert, vertrouw je ons persoonsgegevens toe. We begrijpen dat dit voor ons een grote verantwoordelijkheid is en doen er alles aan om zorgvuldig met je gegevens om te gaan en ze te beschermen.
In deze privacyverklaring informeren we je over de gegevens die we verzamelen, hoe we daarmee omgaan en wat je rechten zijn. We houden ons aan daarbij aan de regelgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij:
- jouw persoonsgegevens enkel gebruiken voor het doel waarvoor we de gegevens van jou hebben gekregen;
- ons beperken tot de verwerking van gegevens die relevant en noodzakelijk zijn;
- indien nodig jouw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen om je persoonsgegevens te verwerken;
- passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te garanderen;
- geen persoonsgegevens zomaar doorgeven aan anderen;
- je informeren over je rechten omtrent je persoonsgegevens, en je rechten respecteren.
Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
Doe je beroep op onze hulpverlening?
Jouw persoonsgegevens hebben we nodig:
- om je zo goed mogelijk verder te helpen. De meeste vragen zijn niet onmiddellijk op te lossen en dan is het nodig om gegevens te noteren zodat we een volgende keer makkelijk kunnen verder werken;
- om je te informeren over de activiteiten van Welkom en Co;
- om je uitnodigingen te sturen;
- om eventuele betalingen te kunnen verrichten;
- om statistieken te kunnen opmaken over onze werking, hierbij garanderen we je anonimiteit.
Werk je met ons mee als vrijwilliger?
Je persoonsgegevens hebben we nodig:
- om je te informeren over de activiteiten van Welkom en Co;
- om je uitnodigingen te sturen;
- om eventuele betalingen te kunnen verrichten;
- binnen de vrijwilligersgroep delen we elkaars contactgegevens om vlot te kunnen samenwerken.
Stel je ons een informatieve vraag?
Je gegevens houden we enkel bij om je te kunnen antwoorden of totdat we je vraag geregistreerd hebben voor de jaarlijkse evaluatie van onze werking.
Solliciteer je bij ons of werk je bij Welkom en Co?
We hebben je gegevens nodig om je te antwoorden en je eventueel uit te nodigen voor een gesprek.
Persoonsgegevens van sollicitanten die niet worden weerhouden, worden vernietigd of opgenomen in een werfreserve.
Word je aangenomen als werknemer, dan hebben we je persoonsgegevens nodig voor de wettelijke verplichtingen.
Ben je schenker?
We hebben je persoonsgegevens nodig voor wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor het afleveren van het fiscaal attest (indien van toepassing).
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Het gaat om de persoonsgegevens die je zelf aan ons doorgeeft. Het kan gaan om:
- persoonlijke identiteitsgegevens zoals naam, voornaam, adres, telefoon/gsm nummer, e-mail
- bankrekeningnummer, rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats, origine, nationaliteit, moedertaal
- en overige persoonsgegevens die je zelf – mondeling of schriftelijk – verstrekt.
Geven we je persoonsgegevens door?
Je gegevens worden in principe enkel gebruikt door Welkom en Co. We geven ze enkel door als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden die we hierboven beschreven. Indien we met anderen samenwerken, verwachten we dat zij minstens dezelfde beveiliging garanderen als wij. Indien nodig leggen we dit vast in een overeenkomst.
Hoe lang houden we je persoonsgegevens bij?
We bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk en in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verwerkt.
Heb je bij ons een hulpvraag gesteld, dan houden we je gegevens nog gedurende 3 jaar bij. Hierdoor kunnen we je vlotter verder helpen als je later een nieuwe vraag stelt en kunnen we je blijven uitnodigen voor activiteiten.
Ook persoonsgegevens in het kader van een werfreserve houden we 3 jaar bij.
Je kan zelf aangeven of je correspondentie van ons wil blijven ontvangen of niet.
Je kan ook zelf aangeven of je wil dat we je persoonsgegevens al eerder verwijderen.
Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Zo hebben we de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die jouw gegevens kunnen inzien, hebben zich geëngageerd om vertrouwelijk om te gaan met je gegevens en je privacy te respecteren.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen.
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
- Indien nodig anonimiseren we je gegevens, waardoor je niet geïdentificeerd kan worden, bv. voor rapportage over onze werking.
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
Wat zijn je rechten?
We informeren je graag over de persoonsgegevens die we van jou bijhouden. Je kan op elk moment wijzigingen doorgeven. Je kan ons vragen om je persoonlijke gegevens in te kijken en eventueel te verbeteren. Als je dat wilt, kunnen we je persoonsgegevens bundelen en aan jou geven. Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens en hebt het recht om ‘vergeten te worden.
Wat doe je bij een klacht over de verwerking van persoonsgegevens?
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, vragen wij je direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Dit zijn de adresgegevens: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, email: contact(at)apd-gba.be; website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Wijzigingen?
Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden door Welkom en Co. Dit zal gecommuniceerd worden via onze website. De laatste wijziging dateert van maart 2022.